Bureau virtuel : tout savoir en 3 minutes

Lorsqu’on parle de bureau virtuel, on fait notamment référence à une solution de domiciliation très intéressante pour tout entrepreneur désireux d’offrir non seulement une adresse de siège social prestigieuse à leur entité, mais également différents services à la carte et clés en main permettant de faciliter leur quotidien.

Cette pratique est une sorte de complément intégral de la simple domiciliation en ligne et vient mettre à disposition des utilisateurs une plateforme dématérialisée sur laquelle sont gérés tous les aspects de la vie d’une société.

Découvrons ainsi dans cet article tout ce dont il faut savoir concernant ce bureau virtuel en 2023.

1. Les grandes lignes à prendre en considération concernant le bureau virtuel

• Simple définition d’un bureau virtuel

Par simple définition, on peut qualifier le bureau virtuel comme étant une sorte de plateforme où l’on peut trouver différentes applications internet qui serviront à accéder à de multiples alternatives de cloud.

Il s’agit donc d’un espace intégralement digitalisé centralisant l’ensemble des données d’une société (messagerie, adresses, stockage de documents, etc.).

Les appellations suivantes sont également utilisées par de nombreuses personnes :

• Desktop as a services ou DAAS ;
• Virtual desktop infrastructure (VDI).

• La liberté liée au choix d’une adresse de siège social en France et le premier avantage d’un bureau virtuel

Par ailleurs, il faut savoir qu’en France, chaque entreprise peut être libre de choisir son siège social. Ainsi, la domiciliation de ce dernier servira à posséder une adresse officielle qui pourra être distincte de celle où sera effectivement exploitée l’activité professionnelle.

Cela veut donc dire que les courriers de l’entreprise domiciliée seront transmis directement à sa nouvelle adresse de siège social. Généralement, ce sont les sociétés de domiciliations qui offrent ce type de services, et une mise à disposition de locaux équipés est également proposée.

Cette pratique avantageuse procure ainsi une valeur ajoutée non négligeable à la domiciliation de l’entreprise en raison des différents services proposés.

2. Les différentes prestations de services pouvant être mises à dispositions par un bureau virtuel en France

• Mise à disposition d’une boîte aux lettres virtuelle et gestion personnalisée des courriers

Lorsqu’une entreprise procède à sa domiciliation au sein d’une société de domiciliation, elle pourra recevoir immédiatement ses courriers via sa nouvelle adresse de siège social.

Il s’agit plus précisément d’un service de mise à disposition d’une boîte postale par le domiciliataire en évitant tout déplacement (une réexpédition directe du courrier chez l’entrepreneur ou à l’adresse d’exploitation de son activité, ou encore une numérisation de cedit courrier). 

• Un service d’assistance ou d’accompagnement dans la réalisation de diverses tâches

En parlant de tâches, on fait d’abord référence aux tâches de secrétariat administratif et juridique. Pour ce faire, le domiciliataire met à la disposition de son client une permanence téléphonique à travers laquelle seront redirigés tous les appels entrants de l’entreprise domiciliée par l’intermédiaire d’un numéro affecté à cette dernière (accueil téléphonique, transmission de messages et transfert de mails, prise de rendez-vous et gestion d’agendas, etc.).

En outre, le chef d’entreprise a rarement le temps de s’occuper de ses nombreux documents administratifs.

Ainsi, il pourra aussi demander à une personne travaillant au sein de la société de domiciliation de s’en charger à sa place (stockage et préparation de documents légaux, des factures, des devis, assistance dans la tenue de la comptabilité, assistance dans la réalisation de certaines formalités juridico-administratives, allant même de la création à l’immatriculation de l’entreprise).

• Mise à disposition de bureaux équipés en faveur des entreprises domiciliées

Dans la majorité des cas, lorsqu’un entrepreneur se tourne vers la domiciliation commerciale c’est souvent parce que la possession d’un bureau physique fait défaut. Toutefois, la tenue des réunions régulières et la réception des clients sont des aspects incontournables du monde entrepreneurial.

C’est la raison pour laquelle les sociétés de domiciliation offrent la possibilité de louer des salles ponctuellement (salles de réunions, bureaux pour les conférences, salles de réception d’une clientèle, poste de travail équipé).

NB. Le recours à la location d’un bureau au sein d’une pépinière d’entreprises ou dans un espace de coworking est souvent une alternative pour les petites et moyennes entreprises, même si ces solutions sont assez onéreuses.

3. Comment procède-t-on pour avoir un bureau virtuel en France ?

• La démarche à suivre pour trouver un bureau virtuel adapté aux besoins de l’entrepreneur

Sachez de prime abord qu’un bureau virtuel ne sera accessible que par la signature d’un contrat de domiciliation avec une société de domiciliation possédant un agrément préfectoral officiel, et ayant une immatriculation au RCS. Afin de faciliter les démarches, il serait plus simple de naviguer sur internet pour trouver la plateforme juridique en ligne proposant ce service.

Ainsi, la signature de ce contrat de domiciliation sera conditionnée par la fourniture de divers documents obligatoires tels qu’un justificatif d’identité et un justificatif de domicile par exemple.

Par ailleurs, il faut s’assurer de la fiabilité du domiciliataire choisi. La manière la plus simple c’est de vérifier s’il détient réellement les moyens matériels nécessaires qui pourront effectivement répondre aux différents besoins de l’entreprise domiciliée.

Ensuite, il est important de comparer les nombreuses offres en vue d’une prise de décision bien réfléchie (tenir également compte des avis des utilisateurs) puisque l’adresse de siège social est un facteur stratégique à ne pas négliger (une bonne image de l’entreprise sera un point fort pour sa crédibilité vis-à-vis des différents tiers).

Une fois la société de domiciliation choisie, il convient de suivre les étapes ci-après sur le site internet de ladite société :

• Choisir une adresse de bureau virtuel parmi les différentes autres qui seront proposées ;
• Choisir la durée d’engagement du contrat de domiciliation (trois mois au moins, une durée renouvelable par une tacite reconduction) ;
• Choisir les services additionnels préférés par l’entrepreneur ;
• Choisir le motif lié au besoin du bureau virtuel (création d’une société ou transfert de siège social) ;
• Choisir un moyen de paiement (le virement bancaire est souvent utilisé).

• Les avantages liés à la dématérialisation des services relatifs au siège social

Dans la pratique, il est souvent difficile de mélanger la vie privée et la vie professionnelle. La séparation de ces deux aspects est facile grâce au bureau virtuel puisque l’adresse professionnelle sera distincte de l’adresse personnelle de l’entrepreneur.

Par ailleurs, le fait d’avoir un bureau virtuel répond à différentes problématiques administratives puisque la plupart des dirigeants d’entreprises passent un nombre d’heures incalculables à s’occuper de l’administratif. Ainsi, avoir une assistance dans ce sens serait un gain de temps considérable.

En outre, on peut également mentionner des avantages fiscaux et financiers en lien avec le choix d’un bureau virtuel.

D’abord, il y a le coût de la cotisation foncière des entreprises qui peut être particulièrement basse dans les centres d’affaires, et relativement élevé dans certaines communes. En termes d’économie d’argent, il sera par exemple possible que l’entrepreneur ait besoin ponctuellement de tels services plutôt que d’en avoir besoin pendant une année entière.

Ainsi, l’accès aux services d’un bureau virtuel est plus économique par rapport au passage par un service d’un comptable personnel par exemple.

Enfin, à l’instar de ce qui a déjà été mentionné, avoir un bureau virtuel dans un quartier d’affaires de prestige procurera une image de marque et une crédibilité indéniable vis-à-vis du public.

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