Transférer son siège social est une étape à ne pas négliger dans la vie de l’entreprise. Du respect de cette formalité dépend son acceptation par le Greffe du Tribunal de commerce et la sécurité juridique à venir de la structure. Voici nos conseils pour réussir facilement votre transfert de siège social.

Quand décider du transfert de son siège social ?

Plusieurs situations peuvent impulser une modification de l’adresse du siège social d’une entreprise. Parmi les plus courantes, on peut citer :

  • La fermeture de l’établissement principal et le transfert de siège social sur un autre établissement.
  • Le déménagement de l’entreprise dans un autre local commercial.
  • La souscription d’une domiciliation commerciale pour protéger l’adresse du gérant de l’entreprise.

Dès lors que l’adresse du siège social de la société ne correspond plus à la réalité, ou que le représentant légal souhaite modifier l’adresse inscrite sur les documents administratifs de la société, il est nécessaire d’effectuer cette formalité.

Qui décide de transférer le siège social de l’entreprise ?

Par principe, la modification de l’adresse du siège social d’une personne morale implique une modification des statuts de cette dernière. La décision relève donc de l’Assemblée Générale Extraordinaire, qui délibérera dans les conditions prévues par les statuts de l’entreprise.

Néanmoins, si les statuts le prévoient, la modification du siège social peut être décidée par le gérant ou le président de la société. Certaines clauses peuvent par exemple imposer une délibération de l’AGE uniquement pour les transferts hors département.

Quelles sont les étapes pour transférer le siège social ?

La procédure relative au transfert du siège social est la même pour la plupart des sociétés. Lorsqu’elles souhaitent transférer leur siège, les entreprises doivent :

  • Conclure un contrat de domiciliation portant sur l’adresse du nouveau siège social, ou obtenir l’autorisation d’occuper les lieux (occupation à titre gratuit, bail commercial, etc…).
  • Prendre la décision de modifier le siège social de l’entreprise, par le biais d’un procès-verbal de l’Assemblée générale extraordinaire, ou par décision du président en fonction de ce que prévoient les statuts.
  • Publier une annonce légale relative au transfert du siège social.
  • Déposer un formulaire M2 au Centre de formalités des entreprises (CFE) ou au Greffe du Tribunal de commerce compétent.

Suite à ces démarches, un extrait Kbis comportant la nouvelle adresse du siège social sera envoyé au dirigeant. L’opération sera alors terminée et la nouvelle adresse sera alors définitive.

Faut-il une ou plusieurs annonces légales pour transférer son siège social ?

Les annonces légales dans le cadre d’un transfert de siège social ne sont pas à prendre à la légère. La formalité est prescrite à peine de nullité de l’opération. En effet, le Greffe ne procède à aucune modification du registre du commerce et des sociétés (RCS) si le dossier ne comporte pas de publication d’une annonce légale.

La règle concernant le journal d’annonces légales est simple. Le représentant légal de l’entreprise ou un mandataire doivent :

  • Publier une seule annonce lorsque le transfert est effectué dans le même département.
  • Publier deux annonces lorsque le transfert est effectué dans deux départements distincts.

Quelle que soit la forme juridique de la société, en cas de transfert dans un autre département, il sera nécessaire de publier une annonce relative à l’adresse du siège dans le département d’origine, ainsi que dans le nouveau département.

Quel est le coût pour un transfert de siège social ?

Le coût du transfert de siège pour une entreprise peut être très variable en fonction de la taille de l’entreprise et du recours à des tiers afin de réaliser les différentes formalités. En règle générale, il est nécessaire de prendre en compte :

  • Les frais relatifs à la rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
  • Les frais relatifs à la publicité, lesquels peuvent être doublés en cas de transfert dans un autre département.

Bien évidemment, les coûts peuvent varier si le dirigeant effectue les différentes rédactions et formalités seul, s’il fait appel à un tiers (une société de domiciliation, par exemple, si le service y est proposé), ou s’il fait appel à un avocat ou à un notaire.

Quels sont les documents à fournir lors du transfert d’un siège social en domiciliation ?

Si vous envisagez de transférer le siège social de votre entreprise pour souscrire un contrat de domiciliation, alors différentes pièces vous seront demandées. Tout d’abord, la société de domiciliation demandera :

  • La pièce d’identité du dirigeant de la société.
  • Un extrait Kbis récent (moins de 3 mois) de la société.

Le Centre de formalités des entreprises ou le greffe du Tribunal de commerce, quant à lui, demandera :

  • Un formulaire M2 permettant d’effectuer la déclaration de modification.
  • Les nouveaux statuts de la société si ceux-ci ont été modifiés.
  • Le procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire ou la décision prise par le gérant de l’entreprise.
  • Le témoin de publication du transfert dans un ou deux journaux d’annonces légales, le cas échéant.

Pour quelles raisons privilégier un transfert de siège social au sein d’une société de domiciliation ?

De nombreuses entreprises effectuent la modification statutaire pour souscrire un contrat au sein d’une société de domiciliation. Il faut avouer que cette situation possède de nombreux avantages qui motivent à demander le changement de siège social. Si vous envisagez une décision de transfert, vous devriez prendre en compte les points suivants :

  • La domiciliation commerciale permet de ne pas dévoiler l’adresse personnelle du gérant, si l’ancien siège social était établi à son domicile (ce qui est souvent le cas pour les entreprises individuelles).
  • Elle permet de noter sur ses documents administratifs une adresse prestigieuse comme lieu du siège social, tel que le Faubourg Saint-Honoré ou encore les Champs Elysées.
  • La domiciliation permet de bénéficier de tarifs avantageux pour des prestations annexes, telles qu’un secrétariat téléphonique personnalisé ou encore un hébergement téléphonique.

En définitive, modifier le siège social de son entreprise est aussi simple que de modifier l’objet social de la société. Les formalités de transfert sont classiques et accessibles à tous, bien que ces dernières nécessitent une attention toute particulière. L’exemplaire modifié des statuts devra être certifié conforme par le gérant de l’entreprise ou son président, en fonction de la forme sociale de la structure.