Il est obligatoire pour un entrepreneur venant de créer sa société d’attribuer une adresse officielle à cette dernière par l’intermédiaire de l’étape de la domiciliation d’entreprises, une formalité inhérente à toute création de sociétés. Plus précisément, cette adresse va correspondre au siège social de l’entreprise nouvellement créée, adresse qui pourra avoir plusieurs utilités, on parle notamment d’une utilité juridico-administrative ainsi que d’une utilité fiscale.
Afin de réussir convenablement cette obligation légale, le professionnel pourra disposer de multiples solutions, chacune étant accompagnée de diverses règles particulières et régie par des procédures assez spécifiques.
Nous allons donc faire le point sur les options de domiciliation qui peuvent se présenter à l’entrepreneur, après avoir analysé le réel fonctionnement de l’adresse de domiciliation.
1. L’adresse de domiciliation, un fonctionnement simple pour cet élément substantiel et obligatoire
La domiciliation d’entreprises comme formalité d’obtention de l’adresse de siège social : une mesure obligatoire
Comme il a été brièvement abordé dans notre petite introduction, un entrepreneur doit absolument effectuer de multiples démarches et diverses formalités administratives lors de la concrétisation de son projet de création d’entreprises.
La domiciliation fait notamment partie de ces formalités, permettant non seulement d’enregistrer légalement la société en question, mais également de l’identifier.
Pour faire simple, domicilier une entreprise consiste essentiellement à définir une adresse officielle pour celle-ci, une adresse qui peut très bien être différente de sa position géographique réelle, mais qui constituera un repère à la fois administratif, fiscal et juridique pour les différents tiers (administration, clients, fournisseurs, collaborateurs, etc.).
En d’autres termes, il s’agit de nommer l’adresse du siège social de la société, un élément substantiel qui doit impérativement être indiqué dans ses statuts et sur ses différents documents commerciaux, administratifs et juridiques.
Pourquoi le choix de cette adresse de domiciliation est-il si important ?
L’importance relative à ce choix est principalement justifiée par le fait que cette adresse de siège social permettra de déterminer d’autres éléments substantiels concernant la société, des éléments qui constitueront la base de son identité.
Nous pouvons notamment faire référence à la nationalité de l’entreprise qui conditionnera ensuite la loi ou la législation à laquelle elle doit se soumettre dans l’exercice de son activité professionnelle.
En outre, elle permettra également de désigner la juridiction territorialement compétente en cas de litige, mais aussi de déterminer les sites au sein desquels les formalités de publicités obligatoires et légales pourront être effectuées (la publication de l’avis de constitution ou de l’avis de transfert de siège social par exemple).
2. Un autre élément clé conditionnant le fonctionnement de l’adresse de domiciliation : les choix possibles s’offrant au professionnel et les procédures y afférentes
L’entrepreneur et son domicile personnel en guise d’adresse de siège social
Le choix de l’entrepreneur de domicilier son entreprise à son domicile personnel est un choix légalement valable. Cela permettrait concrètement de gérer plus facilement la société et de réduire drastiquement les coûts en la matière, une solution qui peut être très intéressante surtout en démarrage d’activité.
Effectivement, ce choix est une opération gratuite et permet au professionnel de recevoir tous ses courriers officiels directement à son domicile.
Cependant, sachez que ce choix ne possède pas que des avantages, puisque domicilier ainsi une entreprise pourrait entraîner une perte d’estime et de valeur vis-à-vis des clients. Aussi, la domiciliation peut être limitée dans le temps et peut faire l’objet de plusieurs restrictions tant sur le domaine législatif (respect impératif des règles de l’urbanisme et des règles de copropriété) que sur le domaine contractuel (tenir compte des dispositions au contrat de bail).
Notons par ailleurs que l’accord du propriétaire du local d’habitation est nécessaire en cas de location, ou du syndicat de copropriété si l’entrepreneur est copropriétaire.
NB : L’exposition de l’adresse personnelle de l’entrepreneur est également un inconvénient à souligner pour ce genre d’opération.
Quid de la procédure à suivre ?
Dans le cadre de cette alternative de domiciliation, il convient de suivre une procédure très simple, puisque seule la fourniture d’un justificatif de l’adresse de siège social sera nécessaire lors de la réalisation des démarches d’immatriculation de l’entreprise.
Le choix d’un local commercial pour domicilier une entreprise (location ou acquisition)
Il s’agit sans doute de la solution de domiciliation la plus chère puisque cette opération est généralement facturée au moins 1 500 euros par mois (en guise de loyer ou de remboursement de crédit).
Ainsi, elle correspondra plutôt à des sociétés ayant déjà acquis une expérience avérée ou ayant une garantie de trésorerie très fiable et un chiffre d’affaires assez conséquent.
Néanmoins, on peut évoquer quelques avantages quant au choix de cette solution de domiciliation :
- Avoir un bail commercial d’une durée suffisante ;
- Disposer d’un bail professionnel ou d’un bail précaire avec une possibilité de cession.
Concernant la procédure y afférente, il convient de suivre les mêmes règles que pour la domiciliation dans un local d’habitation, mais il faudra en plus respecter les dispositions contractuelles (les règles au contrat de bail commercial).
L’accueil des pépinières d’entreprises pour les sociétés en quête d’adresse de siège social
Une pépinière d’entreprises est une structure qui accueille et domicilie plusieurs entreprises innovantes, il s’agit également d’une alternative très intéressante puisqu’elle permet aux entreprises concernées de s’enrichir sur divers domaines (sur leur développement, sur la stratégie, sur le réseautage, etc.).
L’obtention de plus de conseils et d’aides grâce à un accompagnement personnalisé est également un avantage considérable.
Toutefois, la facture d’une telle opération sera comprise en moyenne entre 200 et 400 euros par mois, ce qui n’est pas toujours évident pour tout un chacun, surtout en début d’activité.
Précisons également que les critères d’adhésion sont assez sélectifs (préparation d’un dossier de demande) avec une contrainte liée au temps (trois ans en moyenne).
Qu’en est-il de la procédure y afférente ?
Les conditions émises par la pépinière d’entreprises doivent être respectées. En général, il s’agit pour l’entrepreneur de préparer et de déposer un dossier de demande, après s’être assuré que les critères d’éligibilité sont bien remplis.
Ensuite, un examen minutieux dudit dossier est effectué par la pépinière, et il se peut que d’autres démarches soient à réaliser avant la signature du contrat.
La solution la plus sollicitée : la domiciliation commerciale
Pour ce type de domiciliation, l’entrepreneur domicilie sa société en sollicitant les services d’une société spécialisée qui doit impérativement être immatriculée au RCS ou au registre du commerce et des sociétés et dont la possession d’un agrément préfectoral est obligatoire.
Son coût se situe en moyenne entre 30 et 300 euros par mois, ce qui fait de cette pratique la solution de domiciliation la moins chère de toutes (à l’exception de la domiciliation au domicile personnel qui est gratuite). Les avantages les plus marquants pour cette alternative sont les suivants :
- Adresse prestigieuse (encore plus que dans le cas d’une pépinière d’entreprises) ;
- Coût très modéré (une alternative au caractère onéreux du bail commercial ou professionnel) ;
- Externalisation de diverses tâches grâce aux services annexes, permettant ainsi de gagner beaucoup de temps (gestion de courrier, formalités juridiques, permanence téléphonique par le biais d’un service de secrétariat, location de salles de réunion, etc.) ;
- Permets à l’entreprise domiciliée d’étendre son réseau tout en profitant de plusieurs soutiens (grâce à l’occupation commune des locaux avec d’autres entreprises).
NB : Il faut faire très attention sur la présence des frais supplémentaires cachés, concernant notamment les services proposés en option. L’étude soigneuse au préalable des contrats permettrait d’éviter les mauvaises surprises.
Enfin, concernant la procédure dans le cadre de la domiciliation commerciale, les démarches peuvent être effectuées en ligne, nécessitant la signature d’un contrat de façon électronique.
Ensuite, il faudra transmettre toutes les informations nécessaires concernant l’entreprise à domicilier et joindre cette transmission de plusieurs pièces justificatives.
