Autorisation domiciliation SARL : notre guide pratique en 2023

Afin de prouver qu’un bailleur approuve effectivement la domiciliation d’une société à responsabilité limitée (SARL) dans ses locaux, il convient pour l’entrepreneur d’effectuer une démarche indispensable dans le but d’obtenir une autorisation de domiciliation.

De plus, ce caractère obligatoire se justifie également par le fait que la SARL ne pourra jamais s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS) sans qu’elle possède cette fameuse autorisation.

Voyons en détail dans ce présent article tout ce qu’il faut savoir sur cette autorisation de domiciliation pour le cas d’une SARL.

1. L’utilité majeure de l’autorisation de domiciliation d’une SARL en France

Avant de parler concrètement de l’utilité de l’autorisation de domiciliation d’une SARL, il convient de prime abord de parler de l’importance de la domiciliation elle-même pour le cas d’une telle forme juridique.

• La domiciliation d’une SARL, en quoi consiste-t-elle réellement ?

D’un point de vue purement juridique, une SARL doit obligatoirement posséder une adresse de domiciliation qui sera considérée comme une adresse de siège social ou comme une adresse fiscale et administrative.

Autrement dit, c’est à cette fameuse adresse (qui apparaitra sur tous ses documents officiels) que la société pourra recevoir tous ses courriers.

Par ailleurs, il faut savoir que ce lieu choisi sera d’une part l’élément qui déterminera la juridiction compétente pour le règlement de tous les éventuels litiges commerciaux, et de l’autre, il s’agit d’une adresse qui servira à identifier la loi qui sera applicable à la SARL dans l’exercice de son activité et la nationalité de celle-ci.

C’est pour toutes ces différentes raisons que l’entrepreneur doit porter une attention particulière à cette démarche légale.

D’ailleurs, il faut préciser que l’attribution d’un siège social devra absolument être effective pour que la SARL puisse voir le jour et exercer librement et légalement son activité professionnelle sur le territoire français. En effet, les justificatifs de domiciliation seront demandés lors de l’immatriculation de la société auprès de la RCS.

• La réelle utilité de cette autorisation de domiciliation d’une SARL

Lorsque la SARL choisit d’établir son siège social ou son adresse officielle dans un local ou dans un lieu qui ne lui appartient pas, il est indispensable que le représentant légal de la société puisse obtenir une autorisation de domiciliation.

Il s’agit en effet d’un document qui servira de preuve pour le propriétaire, autrement dit ce dernier doit consentir à recevoir du courrier et éventuellement une clientèle, et que cette autorisation aura un rôle probatoire.

Afin de l’obtenir, les intéressés doivent rédiger une demande d’autorisation de domiciliation au propriétaire par l’intermédiaire d’une lettre recommandée. Ensuite, ce dernier pourra soit refuser, soit accepter la requête. Si le bailleur consent bien à signer ce fameux document, alors ce dernier fera office d’autorisation.

• Cette autorisation de domiciliation est communément connue sous le nom d’attestation de domiciliation.
• Les contenus de cette autorisation de domiciliation pour le cas d’une SARL
• Les éléments constitutifs de cette autorisation vus d’une manière générale

D’une manière très générale, l’autorisation de domiciliation d’une SARL doit expressément contenir les éléments suivants :

• Les informations relatives au propriétaire ou au bailleur (en l’occurrence son identité) ;
• La dénomination sociale de la SARL ;
• L’adresse de siège social ou l’adresse de domiciliation concernée ;
• La date et le lieu d’établissement de cette autorisation ;
• Et enfin la signature des deux parties concernées.

Toutefois, il faut signaler que les contenus susmentionnés pourront varier en fonction du contexte constaté. Le propriétaire ou le bailleur devra démontrer qu’il approuve la décision et qu’il est bien conscient des différentes dispositions légales relatives à une telle domiciliation.

• Les indications de l’autorisation de domiciliation en cas de domiciliation chez le représentant légal de la SARL

Il arrive fréquemment que la SARL élût domicile à l’adresse personnelle de son représentant légal. Dans ce cas, l’autorisation de domiciliation suivra les indications vues dans l’article L123-11-1 du code de commerce français. Cet article parlera notamment de la durée maximale pendant laquelle la domiciliation pourra être autorisée (cinq années).

• Les indications de l’autorisation de domiciliation en cas de domiciliation de la SARL dans des locaux appartenant à une autre société

En présence d’une telle situation, il convient expressément de rédiger un contrat de domiciliation qui sera considérée par la suite comme étant une attestation de domiciliation. Les indications de cette dernière seront les suivantes :

• La nature exacte des activités de la société domiciliée (la SARL en l’occurrence) ;
• L’adresse précise de domiciliation ou l’adresse du siège social ;
• La signature du représentant légal de chaque partie (celui de la SARL et celui de l’entreprise domiciliataire).

En outre, lors de la transmission de l’attestation de domiciliation de la SARL auprès des autorités compétentes et concernées, il convient également de présenter une attestation de domiciliation de la société hébergeur, les documents justifiants les identités des signataires, et enfin l’extrait K-bis de la société hébergeur.

• Les indications à trouver dans l’autorisation en cas de domiciliation au sein d’un local commercial

Enfin, ce dernier cas fera référence à un bail commercial qui sera considéré comme une autorisation d’établissement du siège social de la SARL. Il ne faut surtout pas oublier de joindre à cette autorisation un justificatif de jouissance (les signatures des parties concernées devront impérativement être apposées).

2. Le mode de remplissage de cette autorisation de domiciliation pour le cas d’une SARL

• Facilitation de remplissage grâce à un modèle téléchargeable

Il faut savoir que même s’il est d’une simplicité avérée de remplir cette autorisation de domiciliation (il suffit en effet de cocher les informations précédemment citées sur une lettre), il est toutefois chaudement recommandé de se procurer une autorisation de domiciliation de siège social spécialement conçue pour une SARL.

Cette pratique permettra aux futurs associés d’éviter de commettre des erreurs qui pourront leur porter préjudice (notamment par rapport au projet de création de la société).

Ainsi, afin de faciliter la tâche à l’entrepreneur, de nombreux modèles d’attestation de domiciliation sont facilement téléchargeables (il convient cependant de bien vérifier la fiabilité du modèle en question ainsi que du site lui-même).

NB : Pour la remplir de la manière la plus simple, il convient de télécharger un modèle sous format PDF ou sous format Word et de le remplir ensuite en se faisant assister par un éditeur de texte adapté. L’impression et la signature suivront tout de suite après.

• Dans le cas d’un éventuel refus, que faire ?

Il est clair que le propriétaire est tout à fait en droit de refuser la demande de domiciliation initiée par l’entrepreneur. Dans de tels cas, cedit propriétaire doit absolument faire parvenir une lettre dûment signée.

Alors, il sera temps de se remettre en question et de peser le pour et le contre pour ensuite choisir la solution qui sera la plus adaptée à la SARL. En tout cas, le fait d’adhérer à une pépinière d’entreprise ou à une société de domiciliation spécialisée en la matière serait une solution parfaitement envisageable, notamment pour les structures en herbe.