La domiciliation d’une entreprise est une étape obligatoire que tous les entrepreneurs envisageant d’exploiter une activité professionnelle en France doivent impérativement franchir. Il s’agit d’une formalité obligatoire parce que sans elle, la société en cours de formation ne pourra pas s’immatriculer auprès du RCS ou du registre du commerce et des sociétés.
Pour être plus précis, ce sera grâce à l’adresse de domiciliation ou l’adresse de siège social issue de la réalisation des formalités de domiciliation que la société en question pourra avoir une existence légale et pourra sans contrainte exercer son activité.
Cependant, il est nécessaire d’avoir les documents nécessaires pour que l’administration en charge de cette immatriculation puisse valider la demande de l’entrepreneur quant à son intention de donner une existence légale à son entreprise.
Ainsi, en fonction du type de domiciliation choisie, il convient de fournir des pièces qui pourront justifier la jouissance effective des locaux qui servent de siège social à la société. Voyons ainsi les étapes clefs pour se procurer les pièces justificatives nécessaires à cet effet.
La multitude de choix en matière de domiciliation
Avant de concrètement évoquer les détails relatifs à la justification de la domiciliation d’une entreprise, il convient de prime abord de parler brièvement des différentes alternatives de domiciliation existantes en France.
De plus, la notion générale de la domiciliation d’entreprises mérite également d’être évoquée.
La domiciliation d’entreprises : les éléments qui la caractérisent et son importance dans le monde entrepreneurial
À l’instar de ce qui a été susmentionné, la domiciliation permet à une entreprise d’avoir une adresse de siège social, une adresse qui servira à recevoir les lettres officielles (administratives, juridiques, commerciales et fiscales) de la part des tiers et de l’administration.
Comme vous l’avez déjà compris, cette étape est obligatoire pour tout créateur d’entreprises. Ce caractère obligatoire vient du fait que l’absence d’adresse de domiciliation revient à dire que la société n’a pas de raison d’exister aux yeux de la loi.
Par ailleurs, l’activité professionnelle à laquelle l’entreprise aspire ne pourra jamais s’exploiter sans que cette dernière ait de nationalité ni de loi applicable, puisque c’est l’adresse de siège social qui permettra d’identifier tous ces éléments.
Par la même occasion, le tribunal compétent pour le règlement des futurs litiges sera connu.
Les différents moyens pour accéder à une adresse de domiciliation en France
Comme il a été dit, de nombreuses solutions sont à voir quant à la manière de domiciliation une entreprise en France. Cette multitude d’options réside du fait que les moyens financiers et les besoins de chaque entrepreneur ne sont pas tous identiques.
En effet, certains entrepreneurs souhaitent simplement avoir une adresse officielle pour exercer leur activité, d’autres désirent avoir un supplément de services afin que leurs tâches du quotidien soient moins lourdes à effectuer.
Ainsi, il est judicieux d’avoir recours à une domiciliation collective telle que la domiciliation commerciale ou la domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises (l’espace de coworking figure aussi parmi les alternatives de domiciliation collective).
Dans le cas contraire, la domiciliation individuelle reste une solution très sollicitée. On parle ici d’un local d’habitation (celui du représentant légal de la société) en guise de siège social, ou encore d’un local commercial qui sera dédié à l’exercice d’une activité professionnelle.
NB. Il faut savoir que les documents nécessaires qui serviront à justifier la domiciliation ne seront pas tous identiques et varieront selon le type de domiciliation choisie.
Les étapes de justification de la domiciliation d’une entreprise selon l’alternative choisie
L’attestation de domiciliation : sa définition et son caractère indispensable
Il est impératif pour une entreprise d’avoir une adresse de siège social, comme ça l’est aussi pour son créateur d’en apporter la preuve ou la justification. Le document le plus important servant à cet effet n’est autre que l’attestation de domiciliation, même si d’autres pièces justificatives viennent l’accompagner pour rendre valable la domiciliation.
Ce sont d’ailleurs ces documents supplémentaires qui font varier les pièces à fournir (en fonction du type de siège social choisi).
Par définition, une attestation de domiciliation est un document qui aura pour finalité principale la désignation d’une adresse de siège social et qui servira de preuve concernant cettedite adresse vis-à-vis des tiers et de l’administration.
Son caractère indispensable reste invariable, quelle que soit la forme juridique d’une société, et peu importe la nature de son activité.
NB. Sa rédaction fait l’objet d’un respect impératif de diverses mentions obligatoires (informations sur le dirigeant d’entreprise, informations concernant la société, comprenant entre autres sa dénomination sociale ou encore son adresse de siège social et d’autres éléments substantiels encore).
Les étapes d’obtention des pièces justifiant une domiciliation individuelle
Nous allons procéder solution par solution afin de mieux saisir les documents nécessaires. Pour commencer, la domiciliation chez soi requiert les pièces justificatives suivantes :
- En cas de location, il est nécessaire d’avoir l’autorisation du bailleur avant de procéder à la domiciliation ;
- Si le représentant légal est lui-même propriétaire, il faudra fournir une attestation de domiciliation de son entreprise, et une attestation d’hébergement s’il est hébergé par une tierce personne ;
- Un justificatif de domicile au nom de cedit représentant légal sera aussi utile (facture de téléphone, de gaz, quittance de loyer, etc.).
Par ailleurs, si un local commercial est choisi pour domicilier le siège social, un contrat de bail fera l’affaire en cas de location. En revanche, si l’entreprise est la propriétaire, il convient de fournir un quelconque document qui sera en mesure de prouver qu’elle a pleinement la jouissance dudit local.
Enfin, un local appartenant à une autre entreprise peut également servir à domicilier une société. Ainsi, une convention de mise à disposition de locaux doit absolument être signée. Cette convention est en quelque sorte une solution dérivée du bail commercial (moins contraignante que ce dernier) qui régit la relation entre les deux parties.
Un justificatif de jouissance du local au nom de la société hébergeur est également nécessaire pour prouver la domiciliation au moment de procéder à l’immatriculation de la société au RCS.
Les moyens pour obtenir la justification d’une domiciliation collective
Afin de justifier la domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises, il faut que l’entreprise domiciliée signe également une convention de mise à disposition de locaux.
Concrètement, cette convention permet aux jeunes entrepreneurs de se connaître et de partager des idées dans un même local tout en diminuant leurs charges locatives (des services annexes peuvent accompagner la signature de cette convention).
S’agissant d’une domiciliation au sein d’un espace de coworking, la convention de mise à disposition de locaux sera remplacée par un contrat de location d’un espace de travail. On parle alors d’un certificat de domiciliation.
En plus de cela, l’entreprise bénéficiant de l’espace devra également présenter un document qui permettra de justifier qu’elle jouit pleinement de cedit espace au nom de la société de coworking.
Enfin, dans le cadre d’une domiciliation dans les centres d’affaires ou par l’intermédiaire d’une société de domiciliation, il convient simplement de signer un contrat de domiciliation entre les parties (l’entreprise domiciliée et le domiciliataire).
Il s’agit d’un document très important et très indispensable lors de la demande d’immatriculation (il fixe aussi les règles d’organisation de la domiciliation ainsi que les obligations de chaque partie au contrat).
NB. Il faut être très prudent et toujours vérifier si le domiciliataire est effectivement titulaire d’un agrément préfectoral (un numéro y afférent doit être mentionné au contrat).
Une fois le contrat signé, le domiciliataire délivrera au représentant légal de l’entreprise domiciliée une attestation de domiciliation qui prouve la domiciliation de cette dernière et qui sera indispensable lors de la procédure d’immatriculation.
