Location d’une boîte aux lettres : les règles à savoir

Particulier ou professionnel, il peut recourir à la location de boîte aux lettres pour l’externalisation de la réception de ses courriers.

Cette alternative permet aux particuliers nomades d’avoir une adresse stable. Elle permet à l’entrepreneur de rediriger ses courriers afin de cacher son adresse personnelle lorsque celle-ci est désignée comme étant le siège social.

Quelles sont les règles à savoir ? Il convient de noter que la location de boîte aux lettres est un service de la poste ou d’un professionnel de domiciliation en l’occurrence une société de domiciliation. Ainsi, il convient de distinguer les règles régissant les deux prestataires.

Les règles relatives à la location d’une boîte aux lettres à la poste

Concrètement, la boîte postale est un casier installé dans une agence de la poste et destiné à recevoir des courriers. C’est un service exclusif de la poste. Elle est connue sous la mention « BP n ° ».

• Quels sont les avantages et les limites de la boîte postale ?

Dans un premier temps, le recours à la boîte postale présente des avantages aussi bien pour le particulier qu’une personne morale (société ou association). D’une part, cela permet d’avoir une adresse stable indépendamment de tout déménagement.

D’autre part, la boîte postale est un casier aux lettres scellé et verrouillé. Enfin, l’externalisation de la réception des courriers permet de protéger l’adresse personnelle de l’entrepreneur. En outre, aussi bien le particulier que le professionnel peuvent récupérer ses courriers avant même le passage du facteur et avant l’ouverture de l’agence.

Dans un second temps, en revanche, la location d’une boîte postale n’est pas sans inconvénient. D’une part, ce n’est pas une solution pratique du fait que l’entrepreneur doit faire le déplacement pour récupérer son courrier ; alors que le temps c’est de l’argent. D’autre part, la taille du casier (une taille standardisée) est contraignante. Elle ne permet pas au particulier et au professionnel de recevoir des colis.

• Qui peut ouvrir une boîte postale ?

La correspondance est un droit fondamental, et avoir une adresse est une obligation légale. Toute personne, physique ou morale, a le droit de recevoir une correspondance. Toute personne doit avoir une adresse permettant à l’administration de le joindre.

En conséquence, ce service de la poste est destiné à tout le monde, à savoir :

• le particulier ;

• la personne physique exerçant une activité non salariée ;

• une société ;

• une association.

• Quelles sont les démarches à suivre pour ouvrir une boîte postale ?

Les démarches à suivre sont :

• Se rendre auprès de la poste où l’on souhaiterait recevoir son courrier ;

• Choisir le type de boîte postale ;

• Choisir le type d’abonnement (saisonnier, mensuel, annuel) ;

• Fournir les pièces nécessaires. Pour le particulier, il doit fournir : une carte d’identité et une attestation de domicile. Le professionnel, quant à lui, il doit fournir : le formulaire d’abonnement dûment complété, une pièce d’identité valide, un extrait Kbis de la société.

Lorsque le dossier est complet, la poste attribue au demandeur un casier avec le numéro de celui-ci.

Les règles relatives à la location d’une boîte aux lettres auprès d’une société de domiciliation

La location de boîte aux lettres auprès d’une société de domiciliation est également appelée : domiciliation commerciale. Pour rappel, la société de domiciliation dont l’activité principale est la mise à disposition d’une adresse, une boîte aux lettres.

Par ailleurs, elle offre des services supplémentaires tels que : la gestion de courriers, location de salle équipée ou un service d’accompagnement juridique et administratif.

• Quels sont les avantages et les inconvénients de la domiciliation commerciale ?

Concernant les avantages de la location d’une boîte aux lettres auprès d’une société de domiciliation, on peut citer :

• C’est un service pratique, car la gestion ainsi que la réexpédition des courriers sont assurés par la société de domiciliation. L’entrepreneur ou le particulier gagne du temps en évitant de faire un déplacement pour la récupération des courriers ;

• C’est une solution moins onéreuse ;

• Grâce à la location d’une boîte aux lettres auprès d’une société de domiciliation, l’entrepreneur peut bénéficier d’une adresse prestigieuse.

S’agissant des inconvénients de cette alternative, d’une part, elle peut ne pas être adaptée à tout type d’activités. D’autre part, les services sont moins rapides.

• Quelles sont les règles relatives à la conclusion du contrat de domiciliation ?

Le contrat de domiciliation est la dénomination donnée à la convention régissant les rapports entre le domiciliataire (la société de domiciliation) et le domicilié (le client). La conclusion de ce contrat doit répondre aux règles relatives à sa rédaction et celles relatives aux obligations des parties.

Le contrat de domiciliation doit comprendre les informations suivantes :

• La désignation des deux parties ;

• La durée de domiciliation, en principe fixée à 3 mois avec possibilité renouvellement, notamment par une reconduction tacite ;

• Montant du dépôt de la garantie ;

• Tarif du service ;

• Détails des prestations fournies par la société de domiciliation ;

• Les modalités de rupture ou de résiliation du contrat de domiciliation ;

• Les obligations des deux parties.

Le domiciliataire est soumis aux obligations suivantes :

• Il doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège social de la société. Cet agrément est valable pour 6 ans renouvelables.

• Il est tenu de mettre à la disposition du domicilié, pendant la durée du contrat, des locaux dans lesquels le domicilié peut accomplir effectivement son activité.

• Il a l’obligation de communication auprès des administrations compétentes.

Le domicilié est soumis aux obligations suivantes :

• Il doit informer le domiciliataire tous les changements à sa situation ou à la situation de son entreprise.

• Il donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;

• Il doit respecter toutes les clauses du contrat de domiciliation.

• Quelles sont les démarches à suivre pour ouvrir une boîte de domiciliation ?

Pour obtenir une boîte aux lettres auprès d’une société de domiciliation, les démarches sont :

• Choisir la société de domiciliation qui convient ;

• Choisir l’adresse ainsi que les prestations souhaitées ;

• Signer le contrat de domiciliation.