Comment justifier d’une domiciliation : les 5 étapes clefs

La domiciliation ou la détermination de l’adresse du siège social est une obligation légale sans laquelle la demande d’immatriculation ne peut aboutir. Le siège social doit respecter certains principes. Il doit avoir un caractère réel.

Dans un premier temps, cela signifie que l’adresse de domiciliation doit figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise.

Dans un second temps, la domiciliation doit exister. Pour ce faire, lors de la procédure d’immatriculation, l’entrepreneur doit apporter un justificatif de jouissance de local. La nature de ce dernier dépend de l’alternative de domiciliation.

Quelles sont les 5 étapes clefs à suivre pour fournir le justificatif de domiciliation ?

1^re étape : Choisir son alternative de domiciliation

Le choix de l’alternative de domiciliation est libre. Les dispositions du Code de commerce permettent à l’entrepreneur de choisir librement son alternative de domiciliation. Les alternatives de domiciliation sont les suivantes :

• Domiciliation à l’adresse personnelle

Cette alternative correspond à l’affectation de l’adresse personnelle à l’exercice d’une activité professionnelle. Bien que pratique, cette solution de domiciliation doit respecter des conditions.

Dans un premier temps, le local d’habitation doit être la résidence principale de l’entrepreneur.

Dans un second temps, dans certaines localités la domiciliation au domicile personnel est soumise à une autorisation de l’autorité locale.

Dans un troisième temps, la domiciliation ne doit pas entraîner ni de nuisance ni de danger pour le voisinage. En outre, lorsque le local se trouve au rez-de-chaussée, la réception de clients est interdite. Enfin, la domiciliation ne doit pas être interdite par une quelconque convention : contrat de bail ou règlement de copropriété.

NOTE : Dans certaine zone géographique, la domiciliation au domicile personnel est interdite. C’est notamment le cas des communes de plus de 200 000 habitants.

• Domiciliation dans un local commercial

Le local commercial est un endroit destiné à l’exercice d’une activité commerciale. Dans la majorité des cas, ce genre de local se trouve dans une rue stratégique permettant d’assurer de la visibilité de la société.

NOTE : Lorsque l’entrepreneur opte pour la domiciliation dans un local commercial, il y a unité de l’adresse du siège social et de l’adresse du lieu d’exploitation de l’activité.

• Domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale est le terme générique correspondant au recours à un professionnel de domiciliation. Ce professionnel de la domiciliation peut être une société de domiciliation ou un centre d’affaires.

Ce professionnel de la domiciliation met à la disposition des entreprises clientes une adresse et des services complémentaires.

NOTE : L’entrepreneur peut opter pour la domiciliation dans une pépinière d’entreprises. Cette dernière est une structure de domiciliation et d’accompagnement.

2^e étape : Procéder à la finalisation de la domiciliation

Cette seconde étape ne concerne que certaines alternatives de domiciliation, notamment : la domiciliation dans un local commercial et la domiciliation commerciale.

La domiciliation dans un local commercial est concrétisée par la signature du contrat de bail commercial. Le contrat de bail doit être signé par les parties.

S’agissant de la domiciliation commerciale, après le choix du professionnel de domiciliation, il y a d’autres démarches à savoir pour finaliser le choix. Ainsi, après détermination du professionnel, en premier lieu, l’entrepreneur doit procéder au choix de l’adresse. En effet, les sociétés de domiciliation proposent un carnet d’adresses.

En second lieu, l’entrepreneur doit procéder au choix des services. Pour rappel, les professionnels de domiciliation proposent des services supplémentaires au choix. Ce sont principalement : gestion des courriers (numérisation, tri et réexpédition des courriers), un service d’un accompagnement, un service de secrétariat et la location de salle équipée.

Ces services ne sont pas obligatoires. Ainsi, il appartient à l’entrepreneur de choisir les prestations.

Enfin, la dernière étape est la signature du contrat de domiciliation. Ce dernier est la convention qui régit les rapports de la société de domiciliation et l’entreprise cliente. Il prévoit toutes les modalités d’exécution de la prestation de la société de domiciliation.

3^e étape : Obtenir le justificatif de domiciliation

Le justificatif de domiciliation est un document servant à prouver l’existence du siège social. La nature du justificatif dépend de l’alternative de domiciliation.

• Le justificatif pour la domiciliation à l’adresse personnelle

Il convient de distinguer deux cas : l’entrepreneur est propriétaire du local d’habitation ; l’entrepreneur est locataire du locataire d’habitation.

Lorsque l’entrepreneur est propriétaire du local d’habitation, il doit fournir une attestation de domiciliation.

Lorsque l’entrepreneur est locataire, il doit fournir une autorisation de la part du bailleur.

Outre ces deux justificatifs, lorsque le logement de domiciliation est un HLM, l’entrepreneur doit fournir une autorisation de la mairie.

• Le justificatif de la domiciliation dans un local commercial

L’entrepreneur optant pour le local commercial bénéficie du régime du bail commercial, un régime protecteur.

Pour justifier la domiciliation dans un local commercial, l’entrepreneur doit fournir une copie du contrat de bail commercial.

• Le justificatif de la domiciliation commerciale

Quel que soit le professionnel de domiciliation contacté, l’entrepreneur optant pour la domiciliation commerciale doit fournir la copie d’un contrat de domiciliation.

4^e étape : Procéder à l’enregistrement administratif de l’adresse de domiciliation

Cette étape est parallèle à la procédure d’immatriculation. En d’autres termes, la déclaration de l’adresse de domiciliation est réalisée lors du dépôt du dossier de demande d’immatriculation.

Pour ce faire, l’entrepreneur doit fournir le justificatif de jouissance de local au dossier d’immatriculation.

5^e étape : Mettre à jour tous les documents officiels de la société

La justification de la domiciliation est le corollaire du caractère réel et public. L’adresse de domiciliation doit être connue du public.

En vertu du caractère réel de l’adresse de domiciliation, celle-ci doit figurer sur tous les documents officiels de la société. En conséquence, elle doit figurer sur : les statuts, les documents commerciaux, les documents comptables et les supports de communication (Flyers, carte de visite…).

Cette étape compte parmi les étapes relatives à la justification de domiciliation.

NOTE : L’adresse du siège social est un élément d’individualisation de la société. Elle correspond à un élément de localisation de la société. C’est la raison pour laquelle l’adresse de domiciliation doit être mentionnée sur tous les documents officiels de la société.