Comment créer un bureau de représentation : les règles à savoir

Il est devenu une tendance pour les entreprises d’un pays quelconque de s’implanter dans un autre pays dans le but d’y développer leurs activités. Pour ce faire, ces entreprises désireuses de commercialiser leurs produits à l’étranger peuvent choisir deux solutions leur permettant de concrétiser leur projet.

La première réside dans le fait de créer une structure commerciale stable et permanente, ainsi la succursale et la filiale seront les options possibles. Tandis que pour la seconde solution, elle consiste à créer une structure plus souple et plus légère qui sera plutôt destinée à scruter et à tester au préalable le marché convoité. Il s’agit du bureau de représentation, connu également sous le nom de bureau de liaison.

Dans cet article, nous allons voir toutes les règles relatives à la création d’une telle structure, on parlera notamment de son fonctionnement ainsi que de différentes formalités à réaliser pour la créer.

1. Les notions essentielles à savoir concernant le bureau de représentation

• Quel est le principe de base de cette structure ?

Comme il a été susmentionné dans l’introduction, le bureau de représentation ou le bureau de liaison est dans un premier temps une structure qui servira de poste d’observation parfaite pour une société mère étrangère.

Ainsi, elle sera utile de prime abord pour la prise d’informations et de contacts sur les lieux, elle permettra notamment de s’imprégner des habitudes locales et de communiquer avec plusieurs interlocuteurs, non seulement pour la récolte d’informations, mais également pour garantir une publicité pour la future implantation.

Par ailleurs, son objet n’est pas encore d’exploiter une activité commerciale à part entière, par conséquent, le bureau ne sera pas en mesure de contracter au nom et pour le compte de sa société mère.

Par contre, il peut très bien jouer le rôle de préparateur, un rôle qui servira plutôt à tâter le terrain pour les négociations des futurs contrats commerciaux qui pourront éventuellement se conclure entre les clients contactés et l’entreprise étrangère.

NB : La signature des contrats sera assurée par la société mère étrangère, tout comme l’émission des factures.

• Les caractéristiques du bureau de représentation : ses différents statuts (juridique et fiscal)

Avant d’évoquer les démarches à effectuer pour la création d’un bureau de liaison, il convient d’abord d’identifier son statut juridique ainsi que son statut fiscal. Concernant le premier statut, précisons que le bureau n’est pas apte à avoir une personnalité juridique qui lui est propre.

Cela veut donc dire qu’il ne possède pas un patrimoine différent de celui de sa société mère ni d’une dénomination sociale et d’un capital propre. Par conséquent, en cas de difficultés financières, ce sera la société mère qui se chargera de recouvrer toutes les dettes.

NB : Un représentant sera nommé pour le diriger, et selon l’ampleur de l’activité exercée, celui-ci pourra être en mesure de recruter plusieurs personnes pour former une équipe à ses côtés.

En outre, la fiscalité du bureau de liaison ne sera pas complexe puisque ce dernier n’aura aucune obligation concernant la tenue d’une comptabilité et le dépôt de ses comptes annuels. Ne réalisant aucune activité commerciale, sa soumission à une fiscalité quelconque est donc à écarter.

Il en est de même concernant le paiement de l’impôt sur les sociétés, il n’aura qu’à se soucier de la taxe d’habitation de son local (plus précisément, des locaux dont il a la jouissance). Enfin, la TVA n’est pas non plus comprise dans les charges fiscales du bureau de représentation.

NB : Notons cependant qu’en France, il est dans l’obligation de payer la taxe d’apprentissage sur les salariés et de s’acquitter des investissements obligatoires relatifs à la construction (la formation professionnelle continue est également à ses frais).

2. Les démarches à entreprendre pour la constitution d’un bureau de représentation

Il faut savoir que les démarches administratives peuvent différer d’un pays à un autre quand il s’agit de créer un bureau de représentation à l’étranger. Mais dans tous les cas, les formalités seront normalement très simples et seront réduites au maximum.

• Nécessité de déclarer l’existence du bureau de représentation en France

En France, la première étape consiste d’abord à trouver un local, ensuite la société étrangère doit s’occuper de rédiger une déclaration d’existence relative au bureau de liaison, pour ce faire, elle doit s’adresser au CFE ou au centre de formalités des entreprises dont dépend ledit bureau (en fonction de la zone géographique d’implantation).

• Une immatriculation non obligatoire (sauf exception)

Ensuite, concernant l’immatriculation du bureau de représentation au RCS, cette formalité n’est pas une obligation puisqu’aucune activité commerciale ne sera exercée. Ainsi, seule la déclaration d’existence susmentionnée sera nécessaire, il s’agit d’une procédure qui entrainera l’attribution des numéros SIREN et SIRET par l’INSEE.

NB : Il faut cependant noter que la nécessité d’effectuer cette immatriculation au RCS pourrait se faire ressentir, notamment lorsque le bureau de liaison veut procéder à l’ouverture d’un compte bancaire en France, une formalité qui nécessite obligatoirement la disposition d’un extrait K-bis (les documents à fournir sont identiques à ceux que l’administration exigerait pour le cas de l’immatriculation d’une succursale).

• Quid de l’emploi des salariés par le bureau de représentation ?

Comme il a été brièvement susmentionné, le représentant du bureau peut employer des salariés si les circonstances l’exigent.

Dans ce cas, les formalités déclaratives et le versement des cotisations doivent impérativement être faits (auprès de l’URSSAF du Bas-Rhin) par l’employeur ou par le représentant qui réside sur le territoire français (des obligations valables uniquement pour un bureau de liaison non immatriculé au RCS).

Par contre, si le bureau est immatriculé au RCS (impliquant ainsi l’exercice d’une activité commerciale), les formalités susmentionnées doivent être effectuées au niveau de l’URSSAF du département où il est implanté.

NB : Un enregistrement du bureau au service des impôts des entreprises est nécessaire en cas d’absence d’immatriculation au RCS et de salariés.

Enfin, faire appel à une société de domiciliation est une solution intéressante pour que le bureau de représentation puisse s’installer convenable en France.

Cette alternative lui permettra notamment d’avoir accès à de nombreux services additionnels, outre la mise à disposition d’une adresse prestigieuse (service de secrétariat, boîte aux lettres, mise à disposition de bureaux équipés). Par ailleurs, la location d’un local dédié est aussi une alternative, même si cette solution est très onéreuse.

• Quelques éléments méritant une attention particulière

S’agissant des obligations sociales pour l’ensemble du personnel, excluant les expatriés, on appliquera le régime général des salariés. Cela veut donc dire que le bureau de liaison aura les mêmes obligations sociales que toutes les entreprises de son pays d’implantation.

En outre, la soumission aux mêmes obligations (juridiques, financières, fiscales) que la succursale sera à constater pour le bureau de représentation si celui-ci venait à exercer une activité commerciale (même d’une faible ampleur)

Enfin, énumérons quelques avantages et quelques inconvénients liés à la création d’un bureau de représentation. Pour les avantages, les éléments suivants sont à constater :

• Faibles coûts de création (la TVA pouvant être déduite en France par la société mère) et simplicité de gestion ;
• Une politique commerciale intacte du siège social de la société ;
• Une imprégnation plus réussie concernant le marché du pays d’implantation (l’occasion pour la société mère de mieux faire la publicité de son activité).

Enfin, le seul inconvénient majeur à déplorer est son manque de pouvoir décisionnel qui n’est pas toujours évident, puisque c’est l’entreprise mère qui décide de tout (c’est cette dernière également qui supportera tous les risques financiers).